Informativa privacy

1. Titolare del trattamento

Il titolare del trattamento dei dati personali trattati per la gestione della piattaforma FineMotion VR è Alessandro D’Alessandro (Adacom), di seguito anche “Titolare”.

Per richieste relative alla privacy, gli interessati possono utilizzare i recapiti indicati nei canali ufficiali della piattaforma, nei contratti o nelle comunicazioni operative di Adacom.

2. Ambito dell’informativa

FineMotion VR è una piattaforma multi-tenant pensata come strumento di supporto supervisionato per esercizi riabilitativi, monitoraggio funzionale, gestione di protocolli, sedute, report e attività operative collegate.

Questa informativa riguarda la piattaforma nel suo complesso: gestione degli account, sicurezza, tenant, licenze, accessi, funzionalità applicative, assistenza tecnica e trattamento dei dati inseriti dalle strutture abilitate.

3. Ruoli privacy nella gestione dei tenant

La piattaforma separa logicamente i dati di ciascun tenant, cioè di ciascuna struttura riabilitativa o organizzazione abilitata all’uso del servizio.

Per i dati necessari alla gestione della piattaforma, degli account, della sicurezza, dei contratti, delle licenze e dei log tecnici, Alessandro D’Alessandro (Adacom) opera come titolare del trattamento.

Per i dati dei pazienti, per le informazioni cliniche o riabilitative e per i contenuti inseriti dagli operatori del tenant nell’ambito della presa in carico, la struttura riabilitativa resta normalmente titolare autonomo del trattamento. In tali casi Adacom tratta i dati per conto del tenant, come responsabile del trattamento, secondo gli accordi contrattuali e l’eventuale nomina ai sensi dell’art. 28 del Regolamento (UE) 2016/679.

4. Categorie di dati trattati

La piattaforma può trattare dati identificativi e di contatto degli utenti, dati di autenticazione, ruoli, qualifiche professionali, impostazioni di sicurezza, tenant di appartenenza e informazioni necessarie alla gestione degli accessi.

Per la gestione dei tenant possono essere trattati dati relativi alla struttura, alla ragione sociale, alla partita IVA, allo stato della licenza, agli amministratori del tenant, agli utenti abilitati e alle configurazioni operative.

I tenant possono inserire dati relativi ai pazienti, inclusi dati anagrafici, codici interni, informazioni funzionali, lato interessato, mano dominante, livello iniziale, note, controindicazioni, protocolli assegnati, sedute, misure soggettive, metriche funzionali, report e annotazioni del terapista.

La piattaforma può inoltre registrare dati tecnici quali indirizzo IP, user agent, data e ora degli accessi, eventi di audit, log di sicurezza, informazioni sul dispositivo, token temporanei di sessione e dati necessari al funzionamento delle componenti real-time o WebXR.

5. Finalità del trattamento

I dati sono trattati per erogare la piattaforma, creare e amministrare i tenant, gestire account e ruoli, autenticare gli utenti, proteggere il sistema, abilitare protocolli e sedute, produrre report, esportare dati consentiti e fornire assistenza tecnica.

I dati possono essere trattati anche per adempiere a obblighi di legge, gestire richieste degli interessati, documentare attività rilevanti tramite audit log, prevenire accessi non autorizzati, accertare eventuali responsabilità e tutelare i diritti del Titolare, dei tenant e degli utenti.

6. Basi giuridiche

Per i dati di piattaforma, account, tenant, licenze e assistenza, il trattamento si fonda sull’esecuzione di misure contrattuali o precontrattuali, sull’adempimento di obblighi di legge e sul legittimo interesse alla sicurezza, alla continuità del servizio e alla tutela dei diritti.

Per i dati dei pazienti e per eventuali dati relativi alla salute, la base giuridica è determinata dal tenant titolare del trattamento nell’ambito delle proprie attività sanitarie, riabilitative o organizzative. Adacom tratta tali dati secondo le istruzioni del tenant e nei limiti necessari al funzionamento della piattaforma.

7. Separazione e accesso ai dati dei tenant

I dati sono organizzati con criteri di separazione logica per tenant. Gli utenti di una struttura possono accedere solo alle informazioni di pertinenza, secondo il ruolo assegnato: amministratore della struttura, terapista o altro profilo autorizzato.

Gli utenti super-admin della piattaforma possono accedere a dati tecnici e amministrativi necessari alla gestione del servizio, alla configurazione dei tenant, alla sicurezza, al supporto e alla manutenzione. L’accesso ai dati dei pazienti è limitato alle esigenze tecniche o di assistenza, quando necessario e secondo gli accordi applicabili.

La piattaforma non condivide i dati di un tenant con altri tenant. Eventuali esportazioni, report o consultazioni sono gestiti nel perimetro autorizzativo della singola struttura.

8. Conservazione

I dati sono conservati per il tempo necessario all’erogazione del servizio, alla gestione del rapporto con il tenant, alla sicurezza della piattaforma e all’adempimento degli obblighi applicabili.

I dati dei pazienti e delle sedute sono conservati secondo le istruzioni e le politiche del tenant titolare, compatibilmente con gli obblighi di legge, gli accordi contrattuali, le esigenze di continuità operativa, backup, audit e rendicontazione.

9. Destinatari e fornitori

I dati possono essere trattati da personale autorizzato, collaboratori, amministratori di sistema, fornitori tecnici, provider di hosting, servizi infrastrutturali e soggetti che supportano la gestione della piattaforma.

I dati possono essere comunicati ad autorità pubbliche, enti o soggetti legittimati quando previsto dalla legge o necessario per tutelare diritti in sede giudiziaria o stragiudiziale.

10. Sicurezza

FineMotion VR adotta misure tecniche e organizzative coerenti con la natura del servizio, tra cui controllo degli accessi, gestione dei ruoli, separazione logica dei tenant, protezione delle sessioni, registrazione di eventi rilevanti, configurazioni non pubbliche, uso di connessioni cifrate quando disponibili e procedure di backup e manutenzione.

Gli utenti devono custodire le credenziali, usare account personali, evitare condivisioni improprie e segnalare tempestivamente accessi anomali o incidenti di sicurezza.

11. Diritti degli interessati

Gli interessati possono esercitare i diritti previsti dagli articoli 15-22 del Regolamento (UE) 2016/679, tra cui accesso, rettifica, cancellazione, limitazione, opposizione e portabilità, nei limiti applicabili.

Per i dati dei pazienti trattati nell’ambito dell’attività di una struttura riabilitativa, le richieste devono essere rivolte prioritariamente al tenant titolare del trattamento. Adacom collabora con il tenant per dare seguito alle richieste quando i dati sono trattati tramite la piattaforma.

Gli interessati hanno inoltre diritto di proporre reclamo al Garante per la protezione dei dati personali.

12. Trasferimenti extra UE

La piattaforma non prevede, come impostazione ordinaria, trasferimenti intenzionali di dati personali verso Paesi extra UE. Qualora l’uso di specifici fornitori comporti trasferimenti internazionali, questi saranno gestiti con garanzie adeguate previste dalla normativa applicabile.

13. Aggiornamenti dell’informativa

La presente informativa può essere aggiornata per riflettere modifiche normative, tecniche, organizzative o funzionali della piattaforma. La versione aggiornata è resa consultabile tramite il footer dell’applicazione.